谈公文处理中的协调
公文处理是党政机关办公室一项最平常、工作量很大的基础性工作，也是秘书部门的一项最原始和永恒的职能。党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作请示和答复问题，报告和流情况的工具。公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。它直接关系到机关作用的发挥和职责的履行，关系到机关工作的质量和效率，关系到机关工作的正常运转和领导工作的有效进行。
在新的历史时期，中央对各级党的机关公文处理工作提出了新的要求。1996年5月3日，中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》).是规范党的各级机关公文处理工作的党内法规，也是当前和今后一个时期指导党的机关公文处理工作的基本准则。随着改革开放的不断深入发展和社会主义市场经济体制能逐步建立，党的机关办公室秘书部门办文的任务越来越重，涉及的内容越来越广泛。同时，领导对办文的效率和质量要求也越来越高。做好办文的协调工作，对于提高办文的效率和质量，会起到重要作用。那么，如何做好公文处理中的协调工作呢?方法很多，内容广泛。根据笔者多年从事秘书工作的实践体会，认为公文处理工作的协调重点是在公文起草、公文校核、公文拟办、公文办理和传递、公文立卷归档等方面。本文就公文处理工作中的协调问题，谈点初浅认识。
一、公文起草中的协调
公文起草是保证公文质量的基础，也是公文处理的关键环节。《条例》规定，起草公文要做到：①符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图。并同现行有关公文相衔接。②全面准确地反映客观实际情况，提出的政策措施切实可行。③观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。④开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。⑤人名、地点、时问、数字、引文准确。公文中、汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。⑥文种格式使用正确。⑦杜绝形式主义和繁琐哲学。同时《条例》还规定，起草重要公文应当由领导人亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，并广泛征求有关部门的意见。在实际工作中，还要认真做好以下几个方面的协调：
—要全面领会领导的意图。除认真领会主要领导的意图外，还要善于协调综合其他各位领导的意见，找出共同。以形成一个统一的意图。
二要统一各部门的认识。文稿内容涉及到若干部门，要广泛征求各部门的意见，统一各部门的认识;出现几个部门都要求在文稿中强调本部门的工作情况，必须按照领导意图和文件的主旨，进行协商，考虑综合平衡。
三要反复协商。当几个部门在一些内容上出现分歧时，要反复进行协商。协商时要以党的方针政策为依据，一方面注意掌握局部利益服从全局的原则，不搞无原则的迁就或“照顾关系户”;另一方面，要从具体情况出发，照顾各部门的合理要求，保护和调动部门的积极性。
四要合理选用文种。正确使用文种，是公文起草和保证公文质量的关键。选择文种需要搞清三个问题：一是文种选择的原则。选择公文文种的原则是：文件的内容与文种：性质相对应。任何文件都是文种的性质和文件内容的统一体，文种性质与文件内容对应了，文种选择得就“妥当”，否则就“不当”。因此文种选择的过程，就是认真揣摩文件内容与文种性质相统一的过程。二是文种选择的步骤。其一是分析待发文件内容的特点，包括是部署工作还是请示工作;是令人遵守还是使用周知，是哪类内容就选择哪类文种。其二是在同一类文种中确定最恰当的文种，如知照性公文是发“通知”还是发“通报’’;规范性公文是发“规定”还是发“条例”等。三是同一内容与多个文种对应时的文种选择问题。按上述步骤，大多数内容较容易确定其文种，但有些待发内容可同时与几类文种相对应，如同样是布置工作，是发“意见”还是发布置工作的“通知”?是发“决定”还是发“规定”?这就需要认真仔细揣摩其细小的差别。谨以“决定”、“意见”和布置工作的“通知”、“规定”为例，在文种选择方法上需要做到三看：一看文件的指令性强度。在通常情况下，四种公文指令性强度按以下顺序排列：“决定”、“规定”、布置工作的“通知”、“意见”。“决定”和“规定”是指令性的;布置工作的“通知”则比较灵活，有时是指令性、有时是指导性;“意见”，一般是指导性。二看文件主题涉及内容的轻重、宽窄。按主题涉及内容的轻重宽窄，四个文种排列顺序为：“决定”、“意见”、“规定”或布置工作的“通知”。使用“决定”下发的文件主题重。如党中央的重大决策，如《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》，都常用决定下发。且“决定”涉及的范围宽，颁行政策，发布法规，各级党政组织专项工作的安排，甚至对某件事、某个人的处理都可用“决定”发文。三看文种特性。“决定”是指定性的，“通知”是知照性的，“规定”是法规性(包括指令性)的，“意见”是《条例》规定的一个新的文种，用于对重要问题提出见解和处理办法，属于指导性的公文。不同内容的公文，其文种特性不一。
五要尊重决策层的行文意图。决策层明确提出某项工作的行文文种。对此，行文机关应予尊重。
从公文写作的角度来说，不同种类的公文，有其不同的具体写作要求和写作方法。但无论哪种公文的写作，都必须遵循、符合以下五点要求：
一是公文的写作必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法令、法规。这是公文写作必须首先要遵循的根本原则。无论哪级机关、团体和单位制发的公文，都是为了更好地贯彻党的路线、方针、政策和国家的法律、法令、法规。因此，一份公文有时往往涉及很多方面，受着多方面情况、政策的约束。所以在起草公文时，就必须要注意所起草的公文要与各方面的政策相一致，决不能出现相矛盾、相抵触的现象
二是公文的写作必须符合客观实际和工作规定。公文是用来指导工作和解决问题及下达指令的，所以在公文写作时必须要有老老实实、实实在在的态度，必须要遵循准确无误、符合实际、切实可行、注重实效的原则。不能闭门造车、生搬硬套，更不能摆花架子，搞“假大空”。
三是公文写作必须及时迅速，注重时效性。凡是需要下达公文办理的工作和事项，都有很强的时效性，都必须密切配合党的中心工作，结合本部门、本单位的实际，积极为社会主义经济建设和精神文明建设服务。因此，公文起草者在接到起草公文的任务后，必须雷历风行，争取在较短的时间内完成任务。否则，拖拖拉拉，磨磨蹭蹭，即使磨得再好，也时过境迁了。过时的公文等于一张废纸。
四是公文写作必须做到主旨明确，词章准确、观点鲜明、逻辑严密、语言生动。所谓主旨明确，就是开宗明文，用板简练的文字突出全文的中心思想;所谓准确、鲜明、严密、生动，就是条理要清晰、层次要分明、纲目要有序、文字要精练，语法要规范，修辞要得当、概念要准确，篇幅要简短，语言要通俗。
五是公文写作必须符合保密要求。因为党和国家的机密很大部门都包含在机关的各种公文之中。因此，在起草公文时，对于各种密级材料的使用一定要慎之又慎。凡起草有密级内容的公文，一定要严格把握，并标明密级。
二、公文校核中的协调
《条例》对公文校核作了明确规定：公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量：
公文校核的主要内容是;㈠报批程序是否符合规定;㈡是否确需行文;㈢内容是符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的的意图，并与现行有关公文相衔接;㈣涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;㈤所提措施和办法是否切实可行;㈥人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点、符合、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合“条例》的规定。
公文校核的注意问题：一是文稿的文字是否正确地反映和表达了发文机关的意图;二是文句是否简洁精炼，通俗易懂，符合文法，合乎逻辑;三是引用的上级文件或领导同志讲话字句是否准确无误;四是标点符合使用是否恰当;五是行文中的大标题;小标题使用的序数词是否合乎常规;六是文稿中涉及到其他部门职权的事项，要询问拟稿单位是否与这些部门协商一致，会签手续是否完备。
三、公文拟办中的协调
办理下级的请示公文，首先要认真阅读公文，在全面了解公文内容的同时，要认真考虑文中所请示事项的有关政策依据，是否合理，是否有条件解决，主管部门有什么看法。必须时应找与请示事项相关的部门联系，征求他们的意见。然后提出处理的拟办意见(预案)，报请领导同志审批。如果请示部门的意见与相关部门的意见发生矛盾，要认真听取双方的意见，积极采纳合理化建议，采取对各万面都能接受的处理办法，以促使问题的解决或把各方面的意见如实报告给领导，请领导出面协调或作出决定。
四、公文办理和传递中的协调
办文是一个系统工程，秘书部门处在这个系统的中心环节。秘书人员不但自身要有“马上就办”的精神，而且还要协调好各个运转环节。文件送出后，要适时催办，掌握文件流向及传遍运转情况，督促承办部门抓紧办理。如果承办部门在办理中遇到具体困难，秘书人员要迅速与承办部门沟通、协调，提出办理的参考意见。必须时，还应及时报告有关领导同志，采取措施加以解决。文件运转中的协调，目的是为了保证上下左右各个环节的衔接，避兄造成脱节或出现梗塞，使之通达顺畅，提高办文效率。
五、公文立卷归档工作的协调
公文办理完毕后，秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正稿和有关材料收集齐全，进行立卷旧挡。两个以机关联合联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。公文立卷归档，是公文处理的最后一个环节，也是由公文转化为档案的一个重要步骤。立卷的程序是：收集公文、文书分类、组卷、定卷、卷内编目、填写卷皮、案卷排列和编号、填写案卷目录、移交归档等。归档就是将编定的案卷按照有关规定定期向档案部门移交，并填写《归档案卷移交目录》，办理好移交手续。这项工作，即是方便查找利用，保证机关工作持续进行的需要，又是党和国家积累历史资料，进行科学研究、历史研究的需要，是公文处理中的一个不可忽视的重要环节。我们党的机关办公室的负责同志，要对党、对人民、对历史有高度负责的精神，重视档案工作，增强档案意识，随时注意主动上交或收集需要立卷归档的材料，保证各种立卷、归档材料的完整无缺。
在公文处理协调过程中，如何讲究协调的方法方式?平时用得较多的有以下几种方式：一是电话协调。如大量的技术性问题可采用这种方式来解决。这种方式的特点是简便、迅速，许多问题当即就可以解决。二是公函协调。一般是就一个文件或文件中的某些问题，请有关方面提出意见，并要求形成文字材料，便于综合归纳。三是征询意见。这种方式适用于一些较复杂的问题的协调，它便于秘书人员充分听取有关方面的意见。四是召开仂调会。把几个有关部门的同志召集在一起，对一些问题进行共同商讨、研究，以达成一致的意见。这几种方式根据具体情况灵活掌握。
作为秘书工作者，要真正地搞好办文中的协调工作，更重要的是，要根据协调工作的特性，注重和加强自身的素质的培养。
一是协调的原则性，要求秘书人员必须具有良好的政治素质。协调工作的根本原则之一，就是要保证使用发出的公文符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，体现机关的制文意图。因此，秘书人员首先必须具备较高的政策理论水平，并善于运用党的方针政策指导实际工作。同时，还要有很强的政治敏锐性和洞察力。
二是协调的权威性，要求秘书人员要有一定的工作魄力。秘书人员是代表组织出面做协调工作的，在是非面前有主心骨，敢于同各种错误倾向作斗争，自觉维护党的权威，维护党和国家的整体利益，在协调中，要严格把好政策法规关、部门会签关、是否行文关，使公文完整、准确地体现领导机关的意图。
三是协调的准确性，要求秘书人员具有较高的判断能力。要想判断准确，就必须养成调查研究，善于集思广益的工作作风。不凭主观意志，“不唯书，不唯上，要唯实”，使自己的判断符合客观实际，符合党的方针政策，符合人目群众的根本利益。
四是协调的服务性，要求秘书人员具有：“委曲求全”的奉献精神。协调工作往往是文稿内容出了问题、出了矛盾的情况下进行。特别是遇到矛盾激烈、意见较大、各不相让的利益冲突时，秘书人员就要沉着冷静，要经得起名种误解和委屈。同时，还在善于理解领导的心境，主动地贴近部门，密切感情。一次协调不行就两次，两次不行再三次，要有不达目的不罢休的恒心，勤勤恳恳地为领导、为部门、为群众服务。
五是协调的时间性，要求秘书人员要有对工作高度的责任感和强烈的紧迫感。领导对办文中协调工作的效率和质量要求越来越高。秘书人员切忌在办文中拖拉、漫不经心或麻木不仁。要以只争朝夕的精神和工作热情，协调好公文运转中的各个环节，使之顺达通畅，及时准确。
六是协调的广泛性，要求秘书人员要有广博的知识。办公室至是中枢神经，公文来自各个领域，内容涉及各个行业，协调的问题包罗万象。因此，秘书人员不但要成为通晓公文处理业务的“专才”，还应具备广博知识的通才、“杂家”。平时，除了关心政治、经济、法律、科技、教育等基本知识外，还应当具备一定的文史、地理、数学、物理、化学、生物、外语等基础文化知识。同时，对于社会科学、自然科学等其他方面的专业知识，也要有所涉猎。这样工作起来才会得心应手。
七是协调的人际性，要求秘书人员要有健康的心理素质。从某种意义上说，处理好人际关系，取得有关领导、同志的理解，是搞好协调工作的重要条件之一。因此秘书人员在协调中必须具备健康的心理和良好的性格，切不可盛气凌人，居高临下，指手划脚。要善于团结人，关心人，支持人，使人感到可亲、可信、可敬，这样才有可能搞好公文的协调工作。
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