所谓材料，就是指在公务文书写作中用来提炼主旨和表现主旨的事实和理论依据。材料是构成公务文书的要素之一。章学诚在《文史通义》中说：“夫立言之要在于有物”。朱熙曾说：“作文须靠实，大要七分实，只二三分文”。这些都是说材料是写作要解决的最根本问题。材料是公务文书观点赖以产生的基础，同时也是公务文书表现观点的支柱。没有充分、翔实的材料，是写不出好的公务文书来的。因此，公务文书写作者在写作前，总是要通过调查、阅读等方式搜集大量事实材料和观念性材料，为写作做好准备。具体到公务文书写作时，写作者应根据所写公务文书的具体要求对所搜集到的材料进行鉴别和筛选，选出最有价值的材料写进公务文书中。那么，哪些是最有价值的材料呢?笔者认为可以从以下几个方面去把握。
一、选择真实可靠的材料
公务文书是各级各类机关、团体、企事业单位行使管理职能和业务职能的重要工具，常常起着指挥工作、联系公务、宣传教育等作用。这就要求公务文书的观点必须是正确的，提出的意见、措施、办法、要求、主张等是切实可行的，否则，就会影响管理职能的实施，甚至产生严重后果。而公务文书观点正确与否，提出的措施、办法、要求等是否切实可行，则取决于材料的真实与否。材料真实可靠，那么，建立在此基础上的观点无疑是正确的，据此提出的意见、措施、办法、要求等是可行的。因此，选择真实可靠的材料是公务文书写作的基础之基础，关键之关键，必须把握好。
所谓真实可靠的材料，是指那些写进公务文书的事实、引文、数据等都要真实、准确，经得起核实。要保证材料的真实可靠，就必须坚持实事求是，不弄虚作假。尤其是一些向上级汇报的材料，如果弄虚作假，隐瞒真实情况，其结果必然会影响上级对某事项的决策，以致出现严重后果。试举一例。1987年，浙江省青田县××村干部为解决拉电线经费问题，在乡干部的指点和默许下，把原本牢固的小学校舍卖掉，让学生们到濒临倒塌的危房上课。而在同年11月省、地两级教育“双验收”的汇报材料中却写道：“乡党委发动群众干部自力更生、集资建校舍，在上级没有拨款的情况下，一个穷乡三个村建校。××村建教室2个，建筑面积166平方米……”7个月后，这个被汇报为新建教室破危房在大雨中倒塌，造成6个小学生死亡，16人受伤的惨剧。由此可见，上报材料弄虚作假造成的后果多么严重!
要保证选择的材料真实可靠，还要注意对材料进行反复核实，尤其不要被表面现象所迷惑，要透过现象看本质。例如，某地机关通报表彰了一位县委书记拒收礼品，下乡巡视坐大头货车的廉洁事迹。之后，有一位记者深入实地进行调查，发现“拒收礼品”和“坐大货车下乡”的情节虽然确有其事，但“拒收礼品”的原因却是该县县委书记第一次坐豪华卧车下乡巡视至第五个乡镇时，所收的礼品就已经放不下了，当然只能“拒收”。而所谓“坐大货车下乡”的原因则是该县委书记吸取第一次坐豪华卧车礼品装不下的教训，第二次下乡便改坐货车以便多装一些。实事证明，某地县委机关的表彰通报材料反映的是一种假象，不是本质的真实，因而得出的结论也是错误的，其产生的社会影响是相当恶劣的。
二、选择紧扣公务文书主旨的材料
公务文书的主旨是指公务文书通过全部内容所反映出的意图，包括主要观点、意见、措施、办法、要求等。任何一篇公务文书都有其鲜明而集中的主旨。公务文书的主旨是对客观现实的反映，是写作之前从大量材料中提炼出来的，而主旨一旦确立又反过来指导文章材料的选择、结构的安排、语言的运用等。因此，写作前我们一定要把握好公务文书的主旨。我们知道，为写作而搜集的材料是很多的，其中有的材料离主旨较近，有的则离主旨较远。我们写作时就要选择离主旨较近的材料，也就是紧扣主旨，舍去离主旨较远的材料，这样能使公务文书主旨突出，让人一看就懂。如果不加选择地把相关材料都写进文章中，势必影响文章主旨的表达，而且文章显得拖泥带水，不简洁。例如，有一篇某学校工会请求上级拨付元旦晚会经费的请示，正文这样写道：“我院将于12月30日在学院操场举行元旦晚会。目前，各系和学生都十分高兴地准备晚会节目。晚会节目有相声、拳击、小品等好节目。××院长和学生代表将在晚会上讲话。为晚会顺利举行，得花一笔费用，用于晚会评奖、购买演出服装等，共需3000元。请学院拨付。妥否，请批复。”这篇请示的主旨是请求上级拨款，紧扣这一主旨选择材料，那么，文中“目前……将在晚会上讲话。”这部分旨在说明晚会的准备情况和内容，而这并不能成为请求上级拨款的充分理由，上级并不会因为晚会准备得充分及晚会内容的丰富多彩给予拨款，显然这部分材料离主旨较远，应当舍去。正确的写法应该是：“我院将于12月30日在学院操场举行元旦晚会。为晚会顺利举行，得花一笔费用，用于晚会评奖、购买演出服装等，共需3000元。请学院拨付。妥否，请批复。”
三、选择富有表现力的典型材料
对于选择典型材料，秦牧有一段话说得非常形象：“选材要抓住事物的‘尖端’部分，好比一棵菜，要摘最嫩的菜芽来炒肉丝，才上味。一般材料只能做一般菜，‘尖端’材料才能炒出佳肴，‘尖端’部分就是典型材料。”用概括的语言来说，典型材料是指能深刻揭示事物本质，具有代表性和说服力的材料，能收到“以一当十”的效果，贵在精而不在多，具有支撑观点的基础作用。社会生活中能说明同一问题的材料是比较多的，只是有深浅程度的不同。在写作时，我们不可能把能说明同一问题的材料全部写进公务文书，而是要选择最能说明问题同时又具有代表性的典型材料，使文章具有较强说服力，给人留下深刻印象。例如，某机关有一份简报在说明社会各部门向企业无穷索要不正之风时用了这样一个材料：“1999年各种部门向健力宝公司伸手要钱131次。总额1.98亿元。其中主管部门开出‘红头文件’索要1786.32万元。各种媒介索要3323.71万元，各重研讨会和出书赞助索要1042万元。各社会管理部门索要1.4亿元，而健力宝公司一年利润仅两三亿亿元。”社会各部门向企业伸手要钱是一种普遍社会现象，而健力宝公司尤为突出并具有代表性，所以作为典型材料写入简报中，比较具有说服力。再如，《四川省人民政府关于严厉打击非法出版活动有关事项的通知》，在说明四川省非法出版活动相当猖獗的严重情况时，用了这样一些材料，“今年以来，仅成都东、西城两区查获的非法书刊就有近百种，14多万册。最近，德阳市在罗江火车站一次就挡获非法图书63麻袋，1766公斤。西昌市在火车站就挡获非法书刊3200余册，1.4吨。”非法出版活动在四川的很多地方都存在，而这篇公文只写了成都、德阳、西昌三个地方挡获非法出版物的情况，这三个材料足以说明四川省非法出版活动相当猖獗，这三个材料就是典型材料，文章运用这三个材料毫无疑问收到了“以一当十”的效果。
四、选择具有现实性的新颖材料
所谓新颖材料，是指具有强烈时代感，能够表现客观事物的发展变化趋势，反映客观事物器的最新面貌，反映人们最关心的新人、新事、新思想、新成就、新问题的材料。公务文书写作要求选择新颖材料，是由公务文书的实用性功能决定的。公务文书总是要不断地处理实际生活工作中新发生的事和新出现的问题，以此推动工作的开展，实施好管理职能。另外，从阅读效果来讲，人们都有“喜新”心理，有新东西的文章，人们就喜欢读，对那些反映陈年往事的文章，人们是不太喜欢的。因此，公务文书写作时一定要选择那些新近发生或发现的事和问题。
当前社会呈现突飞猛进的发展态势，不断出现新气象、新问题、新情况、新经验，客观上为我们选择新颖材料提供了条件。作为公务文书写作者来说，只要善于观察，勤于思考，做有心人，要获取有现实性的新颖材料是不难的。例如，1982年墨西哥发生火山爆发，亿万吨火山灰直冲云霄，形成罕见的壮观景象。当时人们对此赞叹不已。美国的一个专家小组敏感地意识到此事对世界农业的巨大影响，立即采集了大量气象统计数据，着手进行统计分析，并很快向美国政府提供了报告，指出这些悬浮在半空中的大量火山灰将会造成大面积的低温多雨天气，使世界范围的粮食作物受到损坏。美国政府据此采取了相应的促进粮食增产与储备的措施。对火山爆发，大多数人都是看热闹，而美国的这个专家小组却从这一现象敏感地预测到将要发生的事，并着手进行研究，得出了可靠结论，为政府决策提供了依据。
要保证选择的材料新颖，还要注意防止同一个材料的多角度使用。例如，有一位女青年搞了一项分明创造，这位女青年的所在单位便在《迎三·八》、《庆五·四》、《七一献礼》等公务文书里反复使用，给人一种“老生常谈“的感觉，没有了新鲜感。
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