项目管理参考指南

2006-03-29 00:00:00   无忧考网     [ 字体: ] [ 文档预览 ] [ 文档下载 ]

项目是旨在满足特定的一次性目标的一系列复杂而无序的任务。项目经理的工作是平衡项目范围,安排合适的时间来完成项目,并为项目做合理的预算。
项目管理的启动状态包括检查所建议的项目的战略吻合。在开始一个新项目前,组织必须决定该项目与它的战略性目标相吻合。了解组织的目标可以帮助管理者将针对关键任务的活动的建议项目标识为高优先级,而将针对组织目标的其他项目的外部活动的建议项目标识为低优先级。在开始阶段,应表明执行发起人。应对项目的业务案例进行高级评估,还应评估项目限制及技术和财务需求。应确定项目经理并在 Microsoft Office Project 2003、Microsoft Project 2002 或 Microsoft Project 2000 中设置占位符项目计划。
开始一个新项目
1. 创建一个新的项目文件:在 Project 2003 中的“文件”菜单上,单击“新建”。在“项目向导”上,单击“空白项目”。
(在 Microsoft Project 2000 中,单击“文件”菜单上的“新建”,然后在“常规”选项卡上,单击“空白项目”。在“项目信息”对话框中,在“开始日期”框中输入项目的开始日期。)
从模板创建新项目:在“文件”菜单上,单击“新建”。在”新建项目“任务窗格中,单击 “在计算机上”(或 Microsoft Project 2002 中的“常规模板”),然后单击“项目模板”选项卡。单击所需的模板。
(在 Microsoft Project 2000 中,单击“文件”菜单上的“新建”,然后单击“项目模板”选项卡,单击所需的模板。)
2. 指定项目开始日期:在“项目”菜单上,单击 “项目信息”。在“开始日期”框中,输入项目的开始日期。
3. 定义项目日历:在“工具”菜单上,单击“更改工作时间”。指定项目的工作和非工作日期和时间。
4. 保存项目文件:在“文件”菜单上,单击“另存为”。在“文件名”框中,键入项目名称。
计划阶段设计一个可以完成项目的预期目标和效果的工作方案。在“计划”阶段,您可以指定项目的里程碑、交付内容和任务。该计划可能是您的工作分解结构 (WBS)。发展并精确您的时间表,并指定实现项目所需的资源。
创建一个新计划
1. 输入任务:确保默认情况下显示甘特图和数据表。在“任务名称”字段,输入任务。任务也包括摘要任务、里程碑任务和 WBS 项目。
2. 大纲任务:创建您的任务层次结构,包括摘要任务下的任务和里程碑,该结构可以显示阶段或其他工作部门。单击某个任务(或多个任务),然后单击“格式”工具栏上的“缩进”或“凸出”按钮。
3. 输入持续时间:单击任务的“持续时间”字段并输入持续时间,例如,键入 4h。要指定一个没有持续时间的里程碑,请键入 0d。要指定持续时间为估计值,请添加一个问号,例如,键入 6d?。
4. 指定任务相关性:选择想要链接的任务,然后单击“常用”工具栏上“链接任务”按钮。要更改默认的“完成-开始”相关性类型,请双击想要更改的任务的链接线,然后从“类型”列表中选择一个任务链接。
定义和分配资源
1. 定义资源池:在“视图”菜单上,单击“资源工作表”。在“资源名称”字段中,键入将为该项目使用的资源名称。
2. 将资源分配给任务:在“视图”菜单上,单击“甘特图”。选择想要将资源分配给的任务。在“常用”工具栏上,单击“分配资源”按钮。在“分配资源”对话框中,单击资源名称,然后单击“分配”。
3. 了解您的任务类型:一旦分配了资源,任务类型会决定如何安排任务。要为整个项目设置默认的任务类型,请单击“工具”菜单上的“选项”,然后单击“日程表”选项卡。在“默认任务类型”框中,选择“固定单位”(默认设置)、“固定工期”或“固定工时”。
要更改单个任务的任务类型,请选择该任务,然后单击“常用”工具栏上的“任务信息”按钮。单击“高级”选项卡,然后在 “任务类型”框中,单击要创建的任务类型。

工时,工期和单位(% 分配)由公式决定:工时=工期 * 单位
任务类型 添加或删除资源时,发生如下变化… 更改工期时,发生如下变化... 更改单位时,发生如下变化…
固定工期 单位 工时 工时
固定工时 工期 单位 工期
固定单位 工期 工时 工期
设置项目基线
1. 保存基线计划:对项目计划的完成日期、预算和范围进行优化后,可以提交审批计划。审批后,请保存该基线计划。在“工具”菜单上,指向“跟踪”,然后单击“保存基线”。
2. 查看甘特图的基线数据:在“查看”菜单上,单击“跟踪甘特图”,在图表区域,基线信息作为降低每个任务的两个甘特条显示。
(在 Microsoft Project 2000 中,单击“视图”菜单上的“其他视图”,然后双击“跟踪甘特图”。)
3. 查看表中的基线数据:在“视图”菜单上,指向“表”,然后选择“差异”。该表包括基线的字段及开始和完成的差异。
运行/控制阶段会调整用户和其他资源以按照项目计划中的定义执行计划。此阶段中的交付内容会针对管理更改,输入日程表更新,跟踪进度及沟通项目信息。每个组成员在项目范围内执行已定义的任务,确保对项目的成功做出贡献。
更新进度
1. 管理更改:修改工期、日期、相关性、资源分配或基于请求更改或新信息的任务。保持当前字段最新并与基线比较。
2. 跟踪实际日期和工期:决定一种方法用来跟踪进度。您可以输入已完成的百分比,实际开始和完成的日期,实际和剩余的工期或实际和剩余的工时。选择想要输入实际进度的任务。在“工具”菜单上,指向“跟踪”,然后单击“更新任务”。在“完成百分比”、“实际工期”和“剩余工期”、或“实际开始时间”和“实际完成时间”字段中输入进度数据。
3. 跟踪实际小时和成本:如果想要输入实际和剩余的工作小时或花费,请使用“跟踪表”。在“视图”菜单上,指向“表”,然后单击“跟踪”。在“实际工时”或“实际成本” 字段中输入任务的进度数据。
您也可以使用“跟踪表”输入完成百分比、实际开始和完成的日期以及实际和剩余的工期。
注意 项目跟踪三个日期设置:当前、基线和实际日期。第一次设置基线时,当前日期 = 基线日期。当任务完成 100% 时,当前日期 = 实际日期。基线、当前和实际值存在于开始日期、完成日期、工期、成本和工时中。

与项目信息通信
1. 查看打印格式:在“格式”菜单上,单击“文本样式”和 “条形图样式”,设置将应用于多个任务的样式。或者,在“格式”菜单上,单击“字体”和“条形图”来格式化特定任务的各个元素。单击“格式”菜单上的“时间刻度”、“网格线”或 “布局”来更改当前视图的这些方面。
2. 将视图打印为报告:将当前视图设置为打印时的查看方式。在“文件”菜单上,单击“打印预览”来检查视图布局。准备好后,单击“打印”。
3. 生成报告:在“视图”菜单上,单击“报告”。双击报告类别,然后双击预定义报告。输入任意请求的信息。显示报告预览。要打印该报告,请单击“打印”。
4. 给表添加字段(列数):在要插入新列的列的左侧的任意位置单击。在“插入”菜单上,单击“列”。在“字段名”框中,单击要添加为新列的字段名。
5. 自定义视图:在“视图”菜单上,单击“其他视图”。单击“新建”或“编辑”。在“视图定义”对话框中,指定表、组和要用来定义视图的筛选器。
6. 自定义表:在“视图”菜单上,指向“表”然后单击“其他表”,单击“新建”或“编辑”。在“表定义”对话框中,指定要包括在表中的信息。
7. 自定义组:在“项目”菜单上,指向“分组依据”,然后单击“其他组”。单击“新建”或“编辑”。在“分组定义”对话框中,指定要对项目信息进行分组的方式。
8. 自定义筛选:在“项目”菜单上,指向“筛选”,然后单击“更多筛选”。单击“新建”或“编辑”。在“筛选器定义”对话框中,指定要筛选项目信息的方式。
结束阶段包括完成项目的最终详细信息。解决任何最终项目详细信息,获得客户对最终交付结果的接受。引导一个学习会话的课程,录制改进区域和实践的信息。制定任何项目计划的最终更新。最后,根据组织的项目数据归档计划来归档项目计划

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